立食パーティのあるイベントを企画する際の5つのポイント。料理とお酒の量など

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イベント後の集合写真

先日、「ブロガーズニューイヤーパーティー 」というイベントを主催しました。

普段オンラインでつながっているブロガーさんと実際にお会いするのは本当に楽しかったです。

当日楽しかった分、準備はなかなか大変だったんですよ。笑

準備段階でつまづいた部分と実際にどう対応したか、それに加えてトークセッションを盛り上げるために取り組んだことなどを5つのポイントに分けてまとめておきます。

立食パーティ付きのイベントを企画する際の参考になるかと。

 

 

開催したイベントの概要

イベント参加者

85名(学生50名、社会人35名)

 

イベントの時間

トークセッション1時間、立食パーティ1時間半

 

イベントで使用したスライド

イベントで使ったスライドを貼っておきます。ご自由にご利用ください。

 

立食パーティ(懇親会)つきのイベントを開催する時の5つのポイント

1.立食パーティでのお酒の量について

これほんと分からなかったです。調べても参考になりそうな記事が少なかったんですよねー。

 

実際に当日用意した飲み物

  • 350mlのビール×6ケースで144本
  • 350mlのカクテル、サワー×6ケースで144本
  • 1.5lのコカ・コーラ×8本
  • 1.5lのなっちゃん×8本
  • 2lの烏龍茶×6本

 

参加者1人あたりお酒3本とソフトドリンクが飲めればいいかなと思ってこの量にしました。

カクヤス」でまとめて注文しました。冷やして持ってきてれるので最高。

結果としては以下のような感じ。

  • ビールはちょうどよかった
  • カクテル、サワーが大量に余った
  • コーラが大量に余った

 

飲みたい人はいくら飲んでもいい感が出るように、お酒は余るくらいかちょうどいいかなと。そっちの方が盛り上がる。

コーラはぼくが大好きなので結構飲まれるかなと思ったけど全然。笑

コーラは2本くらいでよかったですね。

 

結論:1時間半の懇親会だとお酒1人3本は確実に余るけど、それくらい用意したほうが太っ腹感が出る。ぼくの大好きなコーラは不要。

 

2.立食パーティでの食べ物について

食べ物は余っちゃうと結構めんどくさそうなので、気持ち少なめに注文しました。

 

実際に当日用意した食べ物

 

考えたことは立食パーティなので、両手がふさがってしまうと話すときに大変なので、お箸を使わずに食べられるものを選びました。

飲み物を片手に持ったまま食べられるのがいいかなという感じで。

結果的にはそれがすごく良かったです。

終了後にはほとんど食べ物が残っていなくて、片付けも楽でした。

 

結論:立食パーティはお箸を使わなくてもよい食べ物を用意しよう

 

3.イベントの時間について

今回のイベントは18:00-21:00の3時間。

その中にトークセッションと懇親会を詰め込んだので結構早足な印象だったかもしれません。

でも、これくらい詰めたイベントの方が色んな意味でいいのかなと主宰者としては感じました。

参加者の方の中には「色んな人と話せて満足!」という方もいれば「もっと時間が欲しかった」という方も。

良い意味で”物足りない”と感じてもらったほうが、次の何かを生み出す時のエネルギーになると思うんですよね。

実際ぼくももっと色んな方と話したかったなーと思いました。

ココらへんは人それぞれかもしれません。

実際に来年は企画側やりたいです!という人もいたりして、そういうエネルギーが生まれるようなイベントにできてすごく良かったなと感じています。

 

4.名札を用意すると交流が促進されてとても良かった

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写真はスタッフ用の名札。参加者には手書きで書いてもらいました

立食パーティでの交流を促すために、受付の際に名札を配って名前を書いてもらい首から提げてもらいました。

これがとても良かった。

話しかけるきっかけになったり、ガヤガヤしている中でもスムーズに自己紹介をするのに役立ってましたねー。

 

5.トークセッションはTwitterを使って双方向型のイベントにすると良い

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トークセッション前の自己紹介

今回のイベントでは専用のTwitterアカウントを開設し、トークセッションの際に双方向のやりとりが出来るように工夫してみました。

 

1.Twitterのアンケート機能を使う

イベントの前と最中にTwitterのアンケート機能を使ってブログに関する4択のアンケートを流しました。

実際のアンケートはこんな感じ。

 

こうすることで、聞いてるでは生まれない双方向感が生まれたように感じます。

ぜひやってみてください。

 

2.Twitterで質問を受け付ける

質問タイムを設けるということはせずに、アカウント宛にリプライを送ってもらう形でいつでも質問を受け付けました。

実際のアカウントの通知画面はこんな感じ。続々質問来てました。

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この中から、話がふくらみそうなものを拾って、会話の流れに組み込んでいくということをやりました。

質問タイムがあっても、手を上げて質問するのって緊張するじゃないですか。こんな個人的なこと聞いて良いのかなーって。

それを解決する1つの手段としてTwitterを使って質問を募るという方法はかなり有効だなと感じました。

 

自分でイベントを企画するのはものすごく楽しい

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実は自ら外部に向けてイベントを企画するのは今回がはじめてだったんですよ。

だから、大変な部分もあったのですが終わってみるとやっぱり「やってよかったなー」と。

チケットは「Peatix」で販売して、集客は「Facebookページ」と「ブログ記事」、当日のイベント会場には「SOOO dramatic!」を使わせていただきました。

どれも初めての経験ばかりでとても勉強になりました。

参加する側よりも企画する側の方が楽しいってこういうことなんですねー。改めて実感。企画段階やイベント後の学びがハンパない。

参加していただいたみなさん、協力していただいたスタッフ、本当にありがとうございました!

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